POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL DE LA SOCIEDAD ALSEC ALIMENTOS SECOS S.A.S. NIT N° 900062201-4
Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada
y/o se encuentre en las bases de datos de la compañía ALSEC ALIMENTOS
SECOS S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos
personales.
MARCO LEGAL
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que
cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos
personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades
públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de
terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se
recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones
mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes,
empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley
obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a «adoptar un manual
interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de
la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos».
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos
son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones.
Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido
en la ley 1581 de 2012.
Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como
mínimo las políticas de tratamiento de información.
ALSEC ALIMENTOS SECOS S.A.S, está comprometida con el respeto y garantía
de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso adopta
el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de
obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la
recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa
información.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la
persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros
decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Son deberes de los
responsables del Tratamiento los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 2012:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de
la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le
haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos
cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la citada ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de
consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio.
DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los
datos.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento
dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los
términos señalados en la presente política.
• Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en
que se establece en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una
vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular
y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas
por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio.
